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Dans un premier temps, seuls les fournisseurs de produits ou services considérés comme achats indirects devront utiliser le portail des fournisseurs Coupa.

Les achats indirects font référence à l’acquisition de biens ou services qui ne sont pas directement liés au processus de fabrication des produits. Liste d’exemples d’achats indirects [PDF].

Si vous êtes plutôt un fournisseur pour les achats considérés comme directs (par exemple des épices ou du matériel d’emballage) ou liés à la maintenance et réparation de nos équipements, vous serez intégrés à CSP lors des prochaines phases du projet. Nous vous communiquerons éventuellement plus de détail à cet effet.

Si vous êtes un fournisseur concerné*, vous recevrez un courriel de Coupa, quelques semaines avant la date de mise en service, vous invitant à créer votre compte et mettre à jour votre profil. À partir du 3 juin 2024, vous pourrez gérer les processus de commande et de facturation avec Olymel à partir de la plateforme. 

Les fournisseurs qui seront intégrés lors d’une phase subséquente recevront ce courriel quelques semaines avant leur intégration. Plus d’informations suivront à ce sujet. 

*Pour mieux comprendre si vous êtes considéré comme un fournisseur d’achats indirects, veuillez vous référer à la réponse à la question 1. 

Si vous êtes un fournisseur concerné*, vous aurez accès à la plateforme à partir du 3 juin 2024. Vous recevrez une communication par courriel pour vous annoncer la mise en service. À partir de ce moment, vous pourrez commencer à utiliser Coupa pour vos échanges avec Olymel.

*Pour mieux comprendre si vous êtes considéré comme un fournisseur d’achats indirects, veuillez vous référer à la réponse à la question 1.

Si vous êtes un fournisseur concerné*, dès le 3 juin 2024, vous pourrez commencer à soumettre vos factures par le portail des fournisseurs Coupa, une fois votre compte créé.

*Pour mieux comprendre si vous êtes considéré comme un fournisseur d’achats indirects, veuillez vous référer à la réponse à la question 1.

Les nouveaux fournisseurs devront d’abord remplir un formulaire afin que leur fiche fournisseur soit créée à l’interne. 

Si vous êtes un fournisseur d’achats indirects* et que vous n’avez pas déjà un profil Coupa, vous recevrez par la suite un courriel de Coupa pour aller créer votre compte et mettre à jour votre profil sur le CSP. Si vous avez déjà un profil Coupa, veuillez vous référer à la question 8. 

Pour les nouveaux fournisseurs pour les achats considérés comme directs, même s’ils ont déjà un profil Coupa pour leurs relations avec d’autres clients, ils ne pourront utiliser Coupa avec Olymel qu’ultérieurement, lorsque ce type de service sera intégré à la plateforme du côté d’Olymel. 

*Pour mieux comprendre si vous êtes considérés comme un fournisseur d’achats indirects, veuillez vous référer à la réponse à la question 1. 

Après la mise en service de Coupa, nous demandons et conseillons aux fournisseurs d’achats indirects* de soumettre toutes leurs factures par l'entremise du portail des fournisseurs Coupa.

Pour tous les autres fournisseurs, vous pourrez continuer avec vos méthodes actuelles de facturation jusqu’à l’annonce de votre intégration à CSP.

*Pour mieux comprendre si vous êtes considérés comme un fournisseur d’achats indirects, veuillez vous référer à la réponse à la question 1.

Le fournisseur devra gérer son processus de commande et de facturation par le CSP pour les achats indirects* et continuer avec ses méthodes actuelles de facturation pour les autres produits et services.

*Pour mieux comprendre ce qui est considéré comme achats indirects, veuillez vous référer à la réponse à la question 1.

Si un fournisseur utilise déjà Coupa pour une autre organisation, il n'a généralement pas besoin de se réinscrire sur le portail des fournisseurs Coupa. Son compte existant devrait suffire pour gérer les transactions avec plusieurs organisations utilisant Coupa. De plus, le fournisseur peut gérer son profil de fournisseur pour différents clients à partir d'un seul compte Coupa. 

Si un fournisseur se retrouve dans l’impossibilité de s'inscrire sur le portail Coupa, il aura besoin d'une adresse électronique valide pour recevoir les bons de commande. Toute question à ce sujet peut être adressée à [email protected].

Si vous êtes un fournisseur d’achats indirects*, peu importe la fréquence ou le motif de vos factures et le statut de votre organisation (ex., organisme sans but lucratif, organisme de bienfaisance, entité publique ou privée), notre nouveau système d'approvisionnement électronique, Coupa, s'appliquera à vous.

Les factures qui seront transmises à Olymel autrement que par Coupa seront traitées manuellement.

Remarque : la soumission des factures via le portail des fournisseurs Coupa garantira un traitement efficace et des paiements rapides.

*Pour mieux comprendre ce qui est considéré comme achats indirects, veuillez vous référer à la réponse à la question 1.